90.1 Szószedet
Célkitűzés (Objective) - egy olyan konkrét leírás, amelyben megfogalmazzuk, hogy mit szeretnénk a projekttel elérni. A célkitűzést megfelelően alacsony szinten kell megírni úgy, hogy egy projekt befejezésekor meg lehessen ítélni azt, hogy elértük-e a célt vagy sem. Egy jól megfogalmazott célkitűzést a SMART (okos) angol betűszó jellemez: Specifikus (Specific), Mérhető (Measurable), Megszerezhető/Elérhető (Attainable/Achievable), Reális (Realistic) és Időkorlátos (Timebound). Erről részletesebben olvashat a 1.2.1 számú, „A munka meghatározása/ Célok és célkitűzések” című részben.
Érintettek (Stakeholder) - olyan sajátos személyek vagy csoportok, akik érdekeltek a projekt kimenetelében. Az érintettek rendszerint a vállalaton belüliek és közéjük tartozhatnak a belső megbízók, a menedzsment, az alkalmazottak, az ügyintézők stb. Egy projektnek lehetnek külső érintettjei is, melyek közé tartozhatnak a szállítók, a befektetők, a közösségi csoportok és a kormányzati szervek.
Feltevés (Assumption) - Lehetnek olyan külső körülmények, vagy események, amelyeknek fenn kell állniuk, vagy meg kell történniük ahhoz, hogy a projekt sikeres lehessen. Ha az előfordulási valószínűség és a projektre gyakorolt hatás elfogadható, akkor ez feltevés lesz (a kockázat definíciójával szemben).
Funkcionális vezető (Functional manager) - a funkcionális vezető az a személy, akinek beszámolással tartozunk a funkcionális szervezeten belül. Jellemzően, ő az a személy, aki értkeli a teljesítményünket. A projektmenedzser lehet funkcionális vezető is, de ez nem szükségszerű. Ha a projektmenedzser és a funkcionális vezető két külön személy, akkor a szervezet valószínűleg mátrix felépítésű.
Kockázat (Risk) – Lehetnek olyan külső körülmények vagy események, amelyeknek nem szabadna bekövetkezniük ahhoz, hogy a projekt sikeres lehessen. Ha az előfordulás valószínűségének és annak a projektre gyakorolt hatásának kombinációja nem elfogadható, akkor ez kockázat. (Ez ellentétes a feltevés meghatározásával.) Ha egy dolgot kockázatként azonosítunk, akkor ez megnöveli annak láthatóságát, és lehetővé teszi egy megelőző Kockázatmenedzsment terv foganatosítását.
Korlátok (Constraints) - A korlátok olyan korlátozások, amelyek a projektcsapat befolyásán kívül esnek és kezelni kell őket. Ezek nem szükségszerűen jelentenek problémát. Ezek nem jelentenek kockázatot, mivel előfordulásuk valószínűsége 100% (a kockázatok bekövetkezésének valószínűsége kevesebb mint 100%). Azonban, a projektmenedzsernek tudnia kell a korlátokról, mert ezek olyan korlátozások, amelyek között kell a projektet megvalósítani. A dátum jellegű korlátok például, utalnak arra, hogy bizonyos eseményeknek (talán éppen a projekt befejezésének) meg kell történniük bizonyos napig. Az erőforrások szinte mindig korlátot jelentenek, hiszen nem állnak korlátlanul rendelkezésre. Például, ha egyszer a projekt költségvetését meghatározták, akkor ez annak a projektnek a korlátjává válik, amelyen a projektnek belül kell maradnia.
Kormányzó bizottság (Steering Committe) - egy kormányzó bizottságot a magas szintű érdekeltek csoportja alkot, amely felelős az átfogó stratégiai irányok szerinti útmutatásért. Nem foglalja el a szponzor helyét, de segíti a stratégiai input és az elfogadás elterjesztését a szervezet nagyobb részén. A kormányzó bizottság általában a szervezet egyenrangú tagjaiból áll össze, így a közvetlen megbízók és a közvetett érintettek kombinációját jelenti.
Követelmények (Requirements) – a követelmény annak leíráso, hogyan kellene egy terméknek vagy szolgáltatásnak működnie, megjelennie vagy teljesítenie. A követelmények általában a leszállítandók olyan jellemzőire és funkcióira utalnak, amelyeket a projekt során kell léterhozni. A követelményeket a projektterjedelem részének tekintik. A magas szintű projektterjedelem a projetkalapító okiratban van definiálva. A követelmények alakítják ki a részletes projektterjedelmet. A követelmények jóváhagyása után, ezek a projektterjedelem-változtatás kezelési folyamat során módosíthatók.
Kritikus sikertényező (Critical Success Factor) - kritikus sikertényező minden olyan esemény, amelynek meg kell történnie ahhoz, hogy a projekt elérhesse céljait és teljesíthesse feladatait.
Kritikus út (Critical Path) - Ez a tevékenységeknek azon sora, amelyeket időben el kell végezni ahhoz, hogy a teljes projekt a tervezett időre elkészüljön. Ez a leghosszabb időtartamú útvonal az ütemterven belül. Ha a kritikus úton egy tevékenység egy napot késik, az egész projekt késni fog egy napot (hacsak a kritikus úton egy másik tevékenységet nem tudunk egy nappal rövidebb idő alatt elvégezni).
Leszállítandó (Deliverable) - a leszállítandó a projekt során létrehozott bármilyen kézzel fogható eredmény. Ezek lehetnek dokumentumok, tervek, számítógép rendszerek, épületek, repülőgépek, stb. A belső leszállítandók a projekt végrehajtásának eredményeként jönnek létre és általában csak a projektcsapatnak van szüksége rájuk. A külső leszállítandók azok, amelyeket a megbízók és az érintettek számára készítenek.
Megbízó (Client) - Az a személy vagy csoport, amely egy projekt vagy szolgáltatás közvetlen kedvezményezettje. Ők azok az emberek, akik miatt belekezdünk a projektbe (a közvetett kedvezményezettek valószínűleg az érintettek/stakeholderek). Ha a személyek vagy a csoport a vállalaton belüli, akkor a TenStep folyamat „megbízóként” hivatkozik rájuk. Ha ezek külsősök, a TenStep folyamat „ügyfélként” hivatkozik rájuk.
Mérföldkő (Milestone) - a mérföldkő egy olyan esemény az ütemtervben, amely egy fő termék, vagy egymáshoz kapcsolódó termékek együttesének befejezését jelzi. A mérföldkőnek, definíciója szerint nincs időtartama, és nem igényel erőkifejtést. A mérföldkőhöz nem kapcsolódik munkavégzés. Ez egy jelzőzászló az ütemtervben, amely azt jelzi, hogy valamilyen más munka elvégzése megtörtént. A mérföldkövet általában egy projekt validálási pontjaként, a projekt előrehaladásának jóváhagyására, és a még hátralévő munka újbóli validálására használják. A menedzsment számára magas szintű pillanatfelvételként is használják, a projekt előrehaladásának validálására. Sok esetben a mérföldkő elérésekor döntéshozatalra van szükség. A mérföldkövek nem a naptárhoz igazodnak. Általában egy vagy több leszállítandó befejezéséhez kötődnek.
Program - a program egy olyan ernyőstruktúra, amelyet egy egymással kapcsolatos projektek sorozatának menedzselésére hozunk létre. A program nem állít elő semmiféle leszállítandót; ezeket mind a projekcsapatok állítják elő. A program célja, hogy közös irányt és irányelveket adjon, gondoskodjon az egymáshoz kapcsolódó projektek közötti hatékony kommunikációról, központi érintkezési pontot és fókuszt képezzen a megbízó és a projekt-teamek számára és meghatározza, hogyan kell definiálni az egyes projekteket ahhoz, hogy minden munka sikeresen befejezhető legyen.
Programmenedzser (Program manager) - az a személy, akinek joga vagy egy program menedzseléséhez. (Ne feledjük, hogy ez egy szerep. A programmenedzser felelős lehet a programon belül egy vagy több projektért is. Ezekben a projektekben lehet projektmenedzser, ugyanakkor az egész programért felelő programmenedzser is.) A programmenedzser irányítja a program átfogó tervezését és menedzselését. A programon belül mindegyik projektmenedzser a programmenedzsernek tartozik felelősséggel.
Projekt (Project) - a projekt a munka olyan módon történő strukturálása, amely képes egy csoport leszállítandó létrehozására. A projekt kezdetének és befejezésének dátuma meghatározott, a munka elvégzésére pedig, specifikus célokat és specifikus erőforrásokat jelölnek ki. A projektmenedzser általánosan felelős a projektért, amely fölött átfogó hatalmat gyakorol. A célkitűzések megvalósulása után a projekt befejezettnek tekinthető. Bővebben erről az 1.0.1 részben, „Mi a projekt?” címmel olvashat.
Projekt életciklus (Life Cycle) - ez a szakkifejezés arra a folyamatra utal, amelyet a projekt által létrehozott leszállítandók felépítése és támogatása során alkalmazunk. (Mivel egy projektnek van kezdési és befejezési időpontja, egy megoldás hosszú távú támogatásának teljesítése a projekt befejezése után történik meg.) Szoftverfejlesztés során, a teljes projektéletciklus része lehet az előtervezés, elemzés, részletes tervek kidolgozása, szerkesztés/tesztelés, implementálás és támogatás.
Projektalapító okirat (Project Charter) – Mielőtt hozzálátnánk egy projekt megvalósításának, fontos a projekt átfogó célkitűzéseinek, terjedelmének, a leszállítandóknak, a kockázatoknak, a feltevéseknek, a projektszervezeti ábra stb. ismerete. A projektalapító okirat az a dokumentum, amely ezeket a vonatkozó információkat tartalmazza. A projektalapító okirat létrehozásáért a projekmenedzser felelős. A dokumentumot a szponzornak jóvá kell hagynia, jelezve, hogy a projektmenedzser és a szponzor egyetértettek a projektnek ezekben a fontos kérdéseiben.
Projektcsapat (Project Team) - a projektcsapat olyan teljes- és részmunkaidős erőforrásokból áll, amelyeket a projekt leszállítandóinak létrehozására rendeltek ki. Ezek felelnek az alábbiakért:
• a teljesítendő munka megértéséért
• szükség esetén a kiadott tevékenységek még részletesebb megtervezéséért
• a kiadott munka költségkereteken, időkereteken és minőségi mutatókon belüli elvégzéséért
• a projektmenedzser tájékoztatásáért a vitapontokra, a terjedelemben történő változásokra, a kockázattal és a minőséggel kapcsolatos aggodalmakra vonatkozóan
• a helyzet megelőző (proaktív) kommunikálásáért és az elvárások kezdeményező módon történő kezeléséért.
A projektcsapat állhat egy funkcionális szervezethez tartozó humán erőforrásokból, de állhat számos különböző funkcionális szervezethez tartozó tagokból is. Egy kereszt-funkcionális csapatnak a tagjai több szervezetből állnak össze. Ha kereszt-funkcionális csapattal van dolgunk, akkor ez általában annak a jele, hogy a szervezet felépítése mátrix elrendezésű.
Projektfázis (Project Phase) - a fázis egy projektben a logikai elvek szerint csoportosított munkák nagyobb egysége. A projektfázis egy főbb leszállítandó, vagy egymáshoz kapcsolódó leszállítandók egy csoportjának létrehozását is képviseli. Egy információs rendszer fejlesztését célzó projektben a logikai fázisok lehetnek például az előtervezés, elemzés, részletes tervezés, konstrukció (beleértve a tesztelést is) és a megvalósítás.
Projektmenedzser (Projekt Manager) - az a személy, akinek joga vagy egy projekt menedzseléséhez. Ez magában foglalja az összes projekt leszállítandó tervezésének és megvalósításának irányítását. A projektmenedzser felelős a büdzsé és az ütemterv, valamint a projektmenedzsmentterv (projektterjedelem-menedzsment, ügyek kezelése, kockázatkezelés stb.) menedzselésért. Bővebben erről az 1.0.2 A projektmenedzser szerepe című részben olvashat.
Projektterjedelem (Scope) - a projektterjedelemben a projekt határait és leszállítandóit írjuk le. Definiálja, hogy mit fog és mit nem fog előállítani a projekt. Nagy projekteknél ebbe beletartozhatnak az érintett szervezetek, az érintett tranzakciók, a hozzá tartozó adattípusok, stb. Bővebben erről az 5.0.1 számú „A projektterjedelem meghatározása” című részben olvashat.
Sablon (Template) - a sablonok olyan előre elkészített nyomtatványok, amelyekben szabványos szövegek és szabványos információkkal kitöltendő üres helyek találhatók. A sablonokkal időt takarítunk meg, mivel az egyes embereknek nem kell saját maguknak létrehozniuk a dokumentum formátumot. A sablonok szabványosított és áttekinthető formában teszik lehetővé az információk bemutatását az olvasó számára.
Sávos ütemterv (Gantt chart) - a Gantt-diagram (sávos ütemterv) egy olyan oszlopdiagram, amely a tevékenységeket az elvégzésükhöz szükséges időtartammal arányos hosszúságú vízszintes vonalakkal jelöli. A vonal (vagy blokk) kezdő és végpontja jelöli a tevékenység kezdeti és befejezési időpontját.
Szabvány (Standard) - egy szabvány egy tevékenység vagy feladat vezetésének megkívánt megközelítési módja, egy termék, stb. felhasználása révén. Sokszor egy szabvány egy olyan legjobb gyakorlat, amelyet követni kell ahhoz, hogy a projekt általános sikerének nagyobb esélye legyen.
Szolgáltatási megállapodás (SLA - Service Level Agreement) - az SLA a szolgáltatást adó és a szolgáltatást igénybe vevő közötti szolgáltatás mérhető szintjére vonatkozó megállapodás.
Szponzor (Sponsor) (Végrehajtó szponzor és projektszponzor) - az a személy, aki a projekt fölött a legfelső hatalmat gyakorolja. A végrehajtó szpozor gondoskodik a projekt pénzalapjáról, az ügyek megoldásáról és a projektterjedelemben történő változásokról, a fontosabb leszállítandók jóváhagyásáról és a felső szintű irányításról. Ő pártfogolja a projektet is saját szervezetén belül. A projekttől, valamint a végrehajtó szponzornak a szervezetben elfoglalt helyétől függően, a szponzor delegálhat a projektszponzor mellé egy napi ügyekkel foglalkozó taktikai menedzsert. Ha arra kijelölték, akkor a projektszponzor képviseli a végrehajtó szponzort a mindennapi ügyek szintjén, és meghozza a szponzori jóváhagyásokat kívánó szponzori döntéseket. Ha a döntés jelentősége elég nagy, a projektszponzor a végrehajtó szponzor elé tárja azt.
Tevékenység (Activity) - A TenStep Project Management Process® értelmében, a tevékenység a projekt munkatervében szereplő legkisebb azonosított tevékenységegység. (Más módszertanokban, egy tevékenység még további kisebb részekre, feladatokra, is lebontható.)
Ügy, Téma (Issue) – az ügy egy olyan jelentős probléma, amely hátráltatja a projekt előrehaladását és amelynek megoldására a projektmenedzser és a projektcsapat külső segítség nélkül nem képes.
Ügyfél (Customer) - az a személy vagy csoport, amely egy projekt vagy szolgáltatás közvetlen kedvezményezettje. Ők azok az emberek, akik miatt belekezdünk a projektbe (a közvetett kedvezményezettek valószínűleg az érintettek/stakeholderek). Ha a személyek vagy a csoport a vállalaton belüli, akkor a TenStep folyamat „megbízóként” hivatkozik rájuk. Ha ezek külsősök, a TenStep folyamat „ügyfélként” hivatkozik rájuk.
Ütemterv (Schedule) – A projekt ütemterve megmutatja “hogyan” lehet elkészíteni egy projektet. Az ütemterv leírja a szükséges tevékenységeket, a munkák sorrendjét, kit jelöltek ki a munka elvégzésére, a becsült ráfordítást, a munka esedékességét, és a projektmenedzser számárá érdekes egyéb információkat. Az ütemterv lehetővé teszi a projektmenedzsernek, hogy azonosítsa a projekt elvégzéséhez szükséges munkát, és lehetővé teszi azt is, hogy a projektmenedzser figyelje a munkát, hogy meg tudja ítélni a projekt ütemterv szerinti haladását.
Érintettek (Stakeholder) - olyan sajátos személyek vagy csoportok, akik érdekeltek a projekt kimenetelében. Az érintettek rendszerint a vállalaton belüliek és közéjük tartozhatnak a belső megbízók, a menedzsment, az alkalmazottak, az ügyintézők stb. Egy projektnek lehetnek külső érintettjei is, melyek közé tartozhatnak a szállítók, a befektetők, a közösségi csoportok és a kormányzati szervek.
Feltevés (Assumption) - Lehetnek olyan külső körülmények, vagy események, amelyeknek fenn kell állniuk, vagy meg kell történniük ahhoz, hogy a projekt sikeres lehessen. Ha az előfordulási valószínűség és a projektre gyakorolt hatás elfogadható, akkor ez feltevés lesz (a kockázat definíciójával szemben).
Funkcionális vezető (Functional manager) - a funkcionális vezető az a személy, akinek beszámolással tartozunk a funkcionális szervezeten belül. Jellemzően, ő az a személy, aki értkeli a teljesítményünket. A projektmenedzser lehet funkcionális vezető is, de ez nem szükségszerű. Ha a projektmenedzser és a funkcionális vezető két külön személy, akkor a szervezet valószínűleg mátrix felépítésű.
Kockázat (Risk) – Lehetnek olyan külső körülmények vagy események, amelyeknek nem szabadna bekövetkezniük ahhoz, hogy a projekt sikeres lehessen. Ha az előfordulás valószínűségének és annak a projektre gyakorolt hatásának kombinációja nem elfogadható, akkor ez kockázat. (Ez ellentétes a feltevés meghatározásával.) Ha egy dolgot kockázatként azonosítunk, akkor ez megnöveli annak láthatóságát, és lehetővé teszi egy megelőző Kockázatmenedzsment terv foganatosítását.
Korlátok (Constraints) - A korlátok olyan korlátozások, amelyek a projektcsapat befolyásán kívül esnek és kezelni kell őket. Ezek nem szükségszerűen jelentenek problémát. Ezek nem jelentenek kockázatot, mivel előfordulásuk valószínűsége 100% (a kockázatok bekövetkezésének valószínűsége kevesebb mint 100%). Azonban, a projektmenedzsernek tudnia kell a korlátokról, mert ezek olyan korlátozások, amelyek között kell a projektet megvalósítani. A dátum jellegű korlátok például, utalnak arra, hogy bizonyos eseményeknek (talán éppen a projekt befejezésének) meg kell történniük bizonyos napig. Az erőforrások szinte mindig korlátot jelentenek, hiszen nem állnak korlátlanul rendelkezésre. Például, ha egyszer a projekt költségvetését meghatározták, akkor ez annak a projektnek a korlátjává válik, amelyen a projektnek belül kell maradnia.
Kormányzó bizottság (Steering Committe) - egy kormányzó bizottságot a magas szintű érdekeltek csoportja alkot, amely felelős az átfogó stratégiai irányok szerinti útmutatásért. Nem foglalja el a szponzor helyét, de segíti a stratégiai input és az elfogadás elterjesztését a szervezet nagyobb részén. A kormányzó bizottság általában a szervezet egyenrangú tagjaiból áll össze, így a közvetlen megbízók és a közvetett érintettek kombinációját jelenti.
Követelmények (Requirements) – a követelmény annak leíráso, hogyan kellene egy terméknek vagy szolgáltatásnak működnie, megjelennie vagy teljesítenie. A követelmények általában a leszállítandók olyan jellemzőire és funkcióira utalnak, amelyeket a projekt során kell léterhozni. A követelményeket a projektterjedelem részének tekintik. A magas szintű projektterjedelem a projetkalapító okiratban van definiálva. A követelmények alakítják ki a részletes projektterjedelmet. A követelmények jóváhagyása után, ezek a projektterjedelem-változtatás kezelési folyamat során módosíthatók.
Kritikus sikertényező (Critical Success Factor) - kritikus sikertényező minden olyan esemény, amelynek meg kell történnie ahhoz, hogy a projekt elérhesse céljait és teljesíthesse feladatait.
Kritikus út (Critical Path) - Ez a tevékenységeknek azon sora, amelyeket időben el kell végezni ahhoz, hogy a teljes projekt a tervezett időre elkészüljön. Ez a leghosszabb időtartamú útvonal az ütemterven belül. Ha a kritikus úton egy tevékenység egy napot késik, az egész projekt késni fog egy napot (hacsak a kritikus úton egy másik tevékenységet nem tudunk egy nappal rövidebb idő alatt elvégezni).
Leszállítandó (Deliverable) - a leszállítandó a projekt során létrehozott bármilyen kézzel fogható eredmény. Ezek lehetnek dokumentumok, tervek, számítógép rendszerek, épületek, repülőgépek, stb. A belső leszállítandók a projekt végrehajtásának eredményeként jönnek létre és általában csak a projektcsapatnak van szüksége rájuk. A külső leszállítandók azok, amelyeket a megbízók és az érintettek számára készítenek.
Megbízó (Client) - Az a személy vagy csoport, amely egy projekt vagy szolgáltatás közvetlen kedvezményezettje. Ők azok az emberek, akik miatt belekezdünk a projektbe (a közvetett kedvezményezettek valószínűleg az érintettek/stakeholderek). Ha a személyek vagy a csoport a vállalaton belüli, akkor a TenStep folyamat „megbízóként” hivatkozik rájuk. Ha ezek külsősök, a TenStep folyamat „ügyfélként” hivatkozik rájuk.
Mérföldkő (Milestone) - a mérföldkő egy olyan esemény az ütemtervben, amely egy fő termék, vagy egymáshoz kapcsolódó termékek együttesének befejezését jelzi. A mérföldkőnek, definíciója szerint nincs időtartama, és nem igényel erőkifejtést. A mérföldkőhöz nem kapcsolódik munkavégzés. Ez egy jelzőzászló az ütemtervben, amely azt jelzi, hogy valamilyen más munka elvégzése megtörtént. A mérföldkövet általában egy projekt validálási pontjaként, a projekt előrehaladásának jóváhagyására, és a még hátralévő munka újbóli validálására használják. A menedzsment számára magas szintű pillanatfelvételként is használják, a projekt előrehaladásának validálására. Sok esetben a mérföldkő elérésekor döntéshozatalra van szükség. A mérföldkövek nem a naptárhoz igazodnak. Általában egy vagy több leszállítandó befejezéséhez kötődnek.
Program - a program egy olyan ernyőstruktúra, amelyet egy egymással kapcsolatos projektek sorozatának menedzselésére hozunk létre. A program nem állít elő semmiféle leszállítandót; ezeket mind a projekcsapatok állítják elő. A program célja, hogy közös irányt és irányelveket adjon, gondoskodjon az egymáshoz kapcsolódó projektek közötti hatékony kommunikációról, központi érintkezési pontot és fókuszt képezzen a megbízó és a projekt-teamek számára és meghatározza, hogyan kell definiálni az egyes projekteket ahhoz, hogy minden munka sikeresen befejezhető legyen.
Programmenedzser (Program manager) - az a személy, akinek joga vagy egy program menedzseléséhez. (Ne feledjük, hogy ez egy szerep. A programmenedzser felelős lehet a programon belül egy vagy több projektért is. Ezekben a projektekben lehet projektmenedzser, ugyanakkor az egész programért felelő programmenedzser is.) A programmenedzser irányítja a program átfogó tervezését és menedzselését. A programon belül mindegyik projektmenedzser a programmenedzsernek tartozik felelősséggel.
Projekt (Project) - a projekt a munka olyan módon történő strukturálása, amely képes egy csoport leszállítandó létrehozására. A projekt kezdetének és befejezésének dátuma meghatározott, a munka elvégzésére pedig, specifikus célokat és specifikus erőforrásokat jelölnek ki. A projektmenedzser általánosan felelős a projektért, amely fölött átfogó hatalmat gyakorol. A célkitűzések megvalósulása után a projekt befejezettnek tekinthető. Bővebben erről az 1.0.1 részben, „Mi a projekt?” címmel olvashat.
Projekt életciklus (Life Cycle) - ez a szakkifejezés arra a folyamatra utal, amelyet a projekt által létrehozott leszállítandók felépítése és támogatása során alkalmazunk. (Mivel egy projektnek van kezdési és befejezési időpontja, egy megoldás hosszú távú támogatásának teljesítése a projekt befejezése után történik meg.) Szoftverfejlesztés során, a teljes projektéletciklus része lehet az előtervezés, elemzés, részletes tervek kidolgozása, szerkesztés/tesztelés, implementálás és támogatás.
Projektalapító okirat (Project Charter) – Mielőtt hozzálátnánk egy projekt megvalósításának, fontos a projekt átfogó célkitűzéseinek, terjedelmének, a leszállítandóknak, a kockázatoknak, a feltevéseknek, a projektszervezeti ábra stb. ismerete. A projektalapító okirat az a dokumentum, amely ezeket a vonatkozó információkat tartalmazza. A projektalapító okirat létrehozásáért a projekmenedzser felelős. A dokumentumot a szponzornak jóvá kell hagynia, jelezve, hogy a projektmenedzser és a szponzor egyetértettek a projektnek ezekben a fontos kérdéseiben.
Projektcsapat (Project Team) - a projektcsapat olyan teljes- és részmunkaidős erőforrásokból áll, amelyeket a projekt leszállítandóinak létrehozására rendeltek ki. Ezek felelnek az alábbiakért:
• a teljesítendő munka megértéséért
• szükség esetén a kiadott tevékenységek még részletesebb megtervezéséért
• a kiadott munka költségkereteken, időkereteken és minőségi mutatókon belüli elvégzéséért
• a projektmenedzser tájékoztatásáért a vitapontokra, a terjedelemben történő változásokra, a kockázattal és a minőséggel kapcsolatos aggodalmakra vonatkozóan
• a helyzet megelőző (proaktív) kommunikálásáért és az elvárások kezdeményező módon történő kezeléséért.
A projektcsapat állhat egy funkcionális szervezethez tartozó humán erőforrásokból, de állhat számos különböző funkcionális szervezethez tartozó tagokból is. Egy kereszt-funkcionális csapatnak a tagjai több szervezetből állnak össze. Ha kereszt-funkcionális csapattal van dolgunk, akkor ez általában annak a jele, hogy a szervezet felépítése mátrix elrendezésű.
Projektfázis (Project Phase) - a fázis egy projektben a logikai elvek szerint csoportosított munkák nagyobb egysége. A projektfázis egy főbb leszállítandó, vagy egymáshoz kapcsolódó leszállítandók egy csoportjának létrehozását is képviseli. Egy információs rendszer fejlesztését célzó projektben a logikai fázisok lehetnek például az előtervezés, elemzés, részletes tervezés, konstrukció (beleértve a tesztelést is) és a megvalósítás.
Projektmenedzser (Projekt Manager) - az a személy, akinek joga vagy egy projekt menedzseléséhez. Ez magában foglalja az összes projekt leszállítandó tervezésének és megvalósításának irányítását. A projektmenedzser felelős a büdzsé és az ütemterv, valamint a projektmenedzsmentterv (projektterjedelem-menedzsment, ügyek kezelése, kockázatkezelés stb.) menedzselésért. Bővebben erről az 1.0.2 A projektmenedzser szerepe című részben olvashat.
Projektterjedelem (Scope) - a projektterjedelemben a projekt határait és leszállítandóit írjuk le. Definiálja, hogy mit fog és mit nem fog előállítani a projekt. Nagy projekteknél ebbe beletartozhatnak az érintett szervezetek, az érintett tranzakciók, a hozzá tartozó adattípusok, stb. Bővebben erről az 5.0.1 számú „A projektterjedelem meghatározása” című részben olvashat.
Sablon (Template) - a sablonok olyan előre elkészített nyomtatványok, amelyekben szabványos szövegek és szabványos információkkal kitöltendő üres helyek találhatók. A sablonokkal időt takarítunk meg, mivel az egyes embereknek nem kell saját maguknak létrehozniuk a dokumentum formátumot. A sablonok szabványosított és áttekinthető formában teszik lehetővé az információk bemutatását az olvasó számára.
Sávos ütemterv (Gantt chart) - a Gantt-diagram (sávos ütemterv) egy olyan oszlopdiagram, amely a tevékenységeket az elvégzésükhöz szükséges időtartammal arányos hosszúságú vízszintes vonalakkal jelöli. A vonal (vagy blokk) kezdő és végpontja jelöli a tevékenység kezdeti és befejezési időpontját.
Szabvány (Standard) - egy szabvány egy tevékenység vagy feladat vezetésének megkívánt megközelítési módja, egy termék, stb. felhasználása révén. Sokszor egy szabvány egy olyan legjobb gyakorlat, amelyet követni kell ahhoz, hogy a projekt általános sikerének nagyobb esélye legyen.
Szolgáltatási megállapodás (SLA - Service Level Agreement) - az SLA a szolgáltatást adó és a szolgáltatást igénybe vevő közötti szolgáltatás mérhető szintjére vonatkozó megállapodás.
Szponzor (Sponsor) (Végrehajtó szponzor és projektszponzor) - az a személy, aki a projekt fölött a legfelső hatalmat gyakorolja. A végrehajtó szpozor gondoskodik a projekt pénzalapjáról, az ügyek megoldásáról és a projektterjedelemben történő változásokról, a fontosabb leszállítandók jóváhagyásáról és a felső szintű irányításról. Ő pártfogolja a projektet is saját szervezetén belül. A projekttől, valamint a végrehajtó szponzornak a szervezetben elfoglalt helyétől függően, a szponzor delegálhat a projektszponzor mellé egy napi ügyekkel foglalkozó taktikai menedzsert. Ha arra kijelölték, akkor a projektszponzor képviseli a végrehajtó szponzort a mindennapi ügyek szintjén, és meghozza a szponzori jóváhagyásokat kívánó szponzori döntéseket. Ha a döntés jelentősége elég nagy, a projektszponzor a végrehajtó szponzor elé tárja azt.
Tevékenység (Activity) - A TenStep Project Management Process® értelmében, a tevékenység a projekt munkatervében szereplő legkisebb azonosított tevékenységegység. (Más módszertanokban, egy tevékenység még további kisebb részekre, feladatokra, is lebontható.)
Ügy, Téma (Issue) – az ügy egy olyan jelentős probléma, amely hátráltatja a projekt előrehaladását és amelynek megoldására a projektmenedzser és a projektcsapat külső segítség nélkül nem képes.
Ügyfél (Customer) - az a személy vagy csoport, amely egy projekt vagy szolgáltatás közvetlen kedvezményezettje. Ők azok az emberek, akik miatt belekezdünk a projektbe (a közvetett kedvezményezettek valószínűleg az érintettek/stakeholderek). Ha a személyek vagy a csoport a vállalaton belüli, akkor a TenStep folyamat „megbízóként” hivatkozik rájuk. Ha ezek külsősök, a TenStep folyamat „ügyfélként” hivatkozik rájuk.
Ütemterv (Schedule) – A projekt ütemterve megmutatja “hogyan” lehet elkészíteni egy projektet. Az ütemterv leírja a szükséges tevékenységeket, a munkák sorrendjét, kit jelöltek ki a munka elvégzésére, a becsült ráfordítást, a munka esedékességét, és a projektmenedzser számárá érdekes egyéb információkat. Az ütemterv lehetővé teszi a projektmenedzsernek, hogy azonosítsa a projekt elvégzéséhez szükséges munkát, és lehetővé teszi azt is, hogy a projektmenedzser figyelje a munkát, hogy meg tudja ítélni a projekt ütemterv szerinti haladását.
