(2.0.P1)

Magas szintű folyamat áramlása

A projekt ütemtervét és költségvetését a megfelelő projektalapító okirat leszállítandójával együtt alakítjuk ki az 1.0 lépés alapján. Az ütemterv létfontosságú eszköz annak biztosítására, hogy a projektcsapat pontosan tudja, mit kell tennie. Sokak számára nyomasztó feladat a ütemterv elkészítése. Ez általában azért van így, mert a projekt nincs jól definiálva. Igen nehéz érvényes ütemtervet készíteni, ha a projektmenedzser nem biztos abban, hogy a projektnek mit kellene leszállítania.

A költségvetés reprezentálja azt a pénzösszeget, amely elkölthető a projekt keretein belül. A szervezettől és a könyvelési módszertől függően a költségvetés esetleg csak a projekt külső költségeit tartalmazza (vállalkozók, hardver, szoftver, anyagok, stb.). Néhány szervezetben a belső munkaerőköltségeket is a költségvetésben veszik figyelemben. Ezek a szervezetek általában valamilyen beszámítási eljárással osztják ki a belső költségeket a megrendelőnek vagy a megrendelő osztálynak.

A feladatmeghatározás lépés biztosítja azt, hogy a projektmenedzser és a projekt szponzor megállapodott az elvégzendő munkában. Ebben a lépésben a projektmenedzser meghatározza azt, hogyan lesz elvégezve a feladat. A projekt méretétől függően, használni lehet olyan projektmenedzsment szoftvereket is mint például az MS Project, vagy egy táblázatkezelőt, de akár a fejünkben is követhetjük az elvégzendő feladatok teljesítését.

Egy ütemterv elkészítésénél számos technikát alkalmazhatunk. Talán a legjobb megoldás az, ha egy korábbi, hasonló projekt ütemtervéből indulunk ki. Azonban, a projektek egyedi természetéből adódóan, ez esetleg nehézséget jelenthet.

Egy másik jó megközelítés az, ha keresünk egy hasonló jellemzőkkel bíró projektre korábban kidolgozott ütemterv sablont.  Például, telepíthet egy ilyen csomagot. Habár lehet, hogy ez az első alkalom, hogy ezt a bizonyos csomagot alkalmazzuk a vállalatunknál, kereshet olyan általános sablont, amely a csomag alkalmazásának projektjére használható.

Ha nincs korábbi megvalósított ütemterv vagy ütemterv sablon, amelyet kezdetben felhasználhatnánk, akkor a feladatlebontási struktúra (WBS - Work Breakdown Structure) használható kiindulási pontként. A WBS egy olyan technika, amely magas szinten tekint a projektre, majd egymás után egyre kisebb és kisebb részekre bontja le a feladatot, egészen addig, amíg nem kapunk teljes képet az elvégzendő feladatról. Az egész csapat részt vehet ebben a gyakorlatban. Többnyire, a feladatlebontási struktúra technika mindig alkalmazható kiindulási pontként, ha egy ütemtervet a semmiből kezdve kell felépítenünk. Ha nincs elegendő ismeretünk ahhoz, hogy egy WBS-t hozzunk létre a projekthez (vagy legalábbis a projekt első három hónapjára), akkor valószínűleg nem vagyunk abban a helyzetben, hogy elkezdhessük a projektet. Ebben az esetben, esetleg csak a projekt elemzési részével foglalkozó projektet tudjuk definiálni. Amikorra az elemzési rész befejeződik, már kell annyi információval rendelkeznünk, hogy definiálni tudjuk a projekt többi részét. 

A munka definiálása és tervezése közötti kapcsolat (2.0.P2)

Valószínűleg már megfigyelte, hogy a TenStep folyamatban az 1. lépés a munka definiálása, a 2. lépés pedig az ütemterv és a költségvetés kialakítása. Azonban ez a számozás nem arra céloz, hogy ezek időben egymás után következnek. Általában azt tapasztaljuk, hogy a projektalapító okiratot nem lehet befejezni anélkül, hogy el ne kezdenénk kialakítani az átfogó projekt ütemterv körvonalait. Sok esetben, ennek a két leszállítandónak a munkái párhuzamosan zajlanak. Amint gyűlnek az információk a projektterjedelem és a leszállítandók körül, el kell kezdenünk lefektetni az általános ütemezést (timeline) úgy, hogy kezdhessük érezni a becsült ráfordítást és az időtartamot. Amint egyre több „meghatározási” információ áll rendelkezésére, az ütemterv egyre több részletét tudjuk kidolgozni. Miután kialakultak a leszállítandók, a projektterjedelem, a feltevések és a megközelítés, elegendő információnak kell lennie az ütemtervben a szükséges költségvetés, ráfordítás és időtartam becsléséhez, amelyek viszont a projektmeghatározás során használatosak.

 2.1 Az ütemterv és a költségvetés kialakítása / Folyamat (regisztrált olvasóinknak)

2.2 Az ütemterv és a költségvetés kialakítása / Technikák (regisztrált olvasóinknak)