(3.0.P1)

Ha eddig követte az 1. és a 2. lépést, akkor már elvégezte a feladatmeghatározást (projektalapító okirat, projektmenedzsmentterv) és megtervezte, hogyan fogja elvégezni a feladatot (projekt ütemterv, költségvetés). Most az ütemtervet és a költségvetést úgy kell kezelni, hogy a projekt a tervezett időre és a tervezett költségkereten belül teljesüljön.

Magas szintű folyamat áramlása az ütemterv kezeléséhez

 Soha nem lesz abból sikeres projektmenedzser, aki nem tartja napra készen az ütemtervet. Ne feledje, hogy az ütemterv csak egy leszállítandó. Ez ismerteti az elvégzendő munkákat, a tevékenységek sorrendjét, a szükséges ráfordítást, a kirendelt erőforrásokat, stb. Az ütemterv kezelése azt jelenti, hogy értjük az elvégzendő feladatot, tudjuk ki fogja elvégezni a munkát, mikor esedékes a tevékenység, stb.

Az ütemtervnek, lehető legjobb megítélésünk szerint, bármely adott időpillanatban reprezentálnia kell a hátralévő feladatok elvégzésének módját. Minél összetettebb a projekt, idővel, annál nagyobb változások elvégzése válik szükségessé a „legjobb becslés”-hez képest. Ezért olyan fontos a projektmenedzser számára a projekt ütemterv menedzselésének képessége. A projektmenedzsernek folyamatosan (hetenként) újra kell értékelnie az ütemtervet, és meg kell határoznia a projekt aktuális állapotát. A projekt aktuális állapota alapján, és a hátralévő munkák aktuális megértése alapján, újra kell vázolni egy olyan útvonalat, amely mentén a munka befejezhető az eredeti költségvetésen és határidőn belül.

 

 Magas szintű folyamat áramlása a költségvetés kezeléséhez

 A legtöbb projektnél az ütemtervet hetenként felül kell vizsgálni. A felülvizsgálat alatt a projektmenedzser aktualizálja az ütemtervet az elvégzett és a folyamatban lévő munkák aktuális állapota alapján. A még hátralévő munkákat ki kell értékelni abból a szempontból, hogy a projekt el fog-e készülni az eredetileg becsült ráfordításon, költségen és időtartamon belül. Ha ez lehetséges, akkor jól halad a projekt. Ha nem, akkor a projektmenedzsernek helyesbítő intézkedéseket kell tennie.

A projekt menedzseléséhez szükséges képességek közül az ütemterv menedzselésének képessége talán a legalapvetőbb. A projekt dinamikájától függően, a projektmenedzser lehet abban a helyzetben, hogy folyamatosan alkalmazza tapasztalatait és kreativitását a projekt elvárásoknak megfelelő befejezése érdekében. Egyik héten még lehet jó úton a projekt. A következő héten késések jelentkezhetnek a munkafeladatokban, és vitás ügyek bukkanhatnak felszínre. Ha a kritikus úton lévő egyik tevékenység egy hét késésben van, akkor a projektmenedzser nem ülhet karba tett kézzel, és nem hagyhatja, hogy az egész projekt késsen egy hetet. Ehelyett, újra kell értékelnie az erőforrásokat és a rendelkezésre álló lehetőségeket, és vissza kell helyeznie a sínre a projektet. Ha ebben jók vagyunk, akkor számunkra az ütemterv kezelése a projektmenedzsmentnek egyik nehéz, de szép eredményeket hozó területe lesz. Ha nem élvezzük az ezzel járó aprólékos munkát, akkor sokkal nehezebb lesz sikeres projektmenedzserré válnunk.

 

A projekt és a projektmenedzsment folyamatok integrálása (3.0.P2)

 Az 1. lépésben - Feladatmeghatározás, nemcsak a projekt jellegét határoztuk meg, hanem a projekt menedzseléséhez szükséges átfogó projektmenedzsment tervet is definiáltuk. Ezek közé tartoznak a projektterjedelem menedzsment, a kockázatkezelés, a kommunikáció-menedzsment, a minőségmenedzsment, stb. folyamatai is.

Amint elkezdődik a projekt megvalósítása, minden projektmenedzselési folyamat ebben az ütemterv és költségvetés kezelése lépésben integrálódik. Az integrálás itt történik meg a TenStep folyamatot átható filozófia miatt: – Ami az ütemtervben van, az lesz elvégezve! Másként megfogalmazva, a projekt minden munkáját tartalmaznia kell az ütemtervnek, és ha egy tevékenység nincs az ütemtervben, akkor azon nem szabad dolgozni.

 

Az ütemterv a projekt menedzselésének fókuszpontja, és az összes projektmenedzselési folyamat az ütemtervben integrálódik. Fel kell tüntetnünk az ütemtervben a kommunikációval, a projektterjedelem kezelésével, az ütemterv frissítésével és más egyéb projektmenedzsment tevékenységekkel kapcsolatos kiosztott tevékenységeket és időtartamokat. Az integrálás akkor történik meg, amikor a projektmenedzselési folyamatok egymásba érnek, és akkor, amikor a projektmenedzsmenthez és a projekt életciklushoz kapcsoló tevékenységek átfedik egymást. Vegyük figyelembe az alábbi példákat:

 Egy nagy méretű projektterjedelem módosítást fogadtak el, ez több ráfordítást és nagyobb költséget jelent. Ez a projektmenedzsment és a projekt életciklus munkának jellemző integrálása. Hatása jelentkezik az aktualizált ütemtervben és költségvetésben.

·         Kockázatokat ismerünk fel és létrehozunk a kockázatok kezelésére egy kockázatmenedzsment tervet. Ismertetjük a létrejött kockázatmenedzsment tervet minden érdekelt érintettel, és visszajelzést kérünk.  Ez a kockázatkezelés és a kommunikáció kezelés integrációja. Mivel mindezek a tevékenységek munkát és időt igényelnek, a tevékenységek benne vannak az ütemtervben és az integráció ebben a lépésben jön létre.

·         Gyenge minőség miatt ügy keletkezik. Segítségül hívjuk az ügymenedzselési folyamatot és az összes vonatkozó tevékenységet hozzáadjuk az ütemtervhez. Elhatározzuk, hogy a probléma megoldására további mutatószámokat gyűjtünk be, és a mutatószámok begyűjtési tevékenységével egészítjük ki az ütemtervet. A mutatószámok elemzése a munkafolyamatok módosításához vezet, és kiegészítő minőségszabályozási tevékenységeket indít meg. Mindegyik menedzsmenttel kapcsolatos érintettel közöljük a változásokat a várakozások kezelése céljából. Mindezek a munkák meg fognak jelenni az ütemtervben és a költségvetésben.

Minden feladatnak meg kell jelennie az ütemtervben és a költségvetésben. Következésképpen, ez az a lépés, amelyben a projekt menedzselése és irányítása folyik, és ez az a hely, ahol az összes projekt életciklus és projektmenedzselési tevékenység tervezése, végrehajtása, követése és integrálása végbemegy.

 

A projekt elindítása és befejezése (3.0.P3)

 A projekt ütemterv a projekt menedzselésének és irányításának központi koordinációs pontja. A projekt meghatározását és tervezését követően, megkezdődhet a projekt tényleges megvalósítása és létre lehet hozni a projekt leszállítandóit. Ezt a feladatot projekt életciklusnak is nevezik. A projekt életciklust két esemény fogja közre. Az egyik a nyitóértekezlet, amelyen hivatalosan elindítják a projekt végrehajtását, és egy csokornyi projektzáró tevékenység, amely hivatalosan lezárja a projektet. Részletesebben erről a 3.1.3.1 Projektnyitás (csak előfizetőinknek), és a 90.0 Projektzárás részben olvashat. 

 3.1 Az ütemterv és a költségvetés kezelése / Folyamat (regisztrált olvasóinknak)

3.2 Az ütemterv és a költségvetés kezelése / Technikák (regisztrált olvasóinknak)

3.3 Az ütemterv és a költségvetés kezelése / Gyors áttekintés (regisztrált olvasóinknak)