(4.0.P1)

 Magas szintű folyamat áramlása

A témák, ügyek nem egyszerűen csak problémák. Olyan problémák, amelyek bizonyos kritériumoknak tesznek eleget. A téma vagy ügy (issue) egy olyan, hivatalosan megfogalmazott probléma, amely hátráltatja a projekt előrehaladását, és amelynek teljes megoldására a projektmenedzser és a projektcsapat külső segítség nélkül nem képes. Vizsgáljuk meg ismét a definíciónkat.

·         Egy formálisan megfogalmazott probléma. Képesnek kell lennünk dokumentálni egy problémát, ha szeretnénk megoldani. Amíg egy probléma nem ölt határozott alakot és homályos, addig nem lehet megoldani. Ezen túlmenően, képesnek kell lennünk a témák, ügyek természetének kommunikálására, és ez megkívánja, hogy azok dokumentálva legyenek.

·         Akadályozza a projekt előrehaladását. Sok probléma lehet a szervezetben, de ezek nincsenek hatással a projektünkre. Hasonlóképpen, a projektünkben is állandóan problémák merülnek fel, de ezek nem elég jelentősek ahhoz, hogy az előrehaladást akadályozzák. A témák, ügyek rendelkeznek ilyen jellemzővel. Ezeket meg kell oldani, mert hátráltatják a projekt előrehaladását.

·         Nem lehet teljesen megoldani... külső segítség nélkül. Ez is fontos jellemző. Ha a projektcsapat meg tud oldani egy problémát, akkor ez nem emelkedik egy téma, ügy szintjére. A projektcsapatnak lehet némi befolyása egy téma, ügy megoldására, de a megoldás nem teljesen tőlük függ.  

Ha egy olyan probléma merül fel, amelyet meg tud oldani a projektmenedzser vagy a csapat, akkor az csak a sok kis tűznek az egyike, amely fellobban ugyan, de egy héten belül eloltható. Azonban, egy „ügy” (issue) akkor merül fel, ha a probléma hátráltatja a projekt előrehaladását, és annak megoldásához külső segítségre van szükség. Ekkor kell kéznél lennie egy folyamatnak, amelynek keretében a megfelelő emberekkel tudatjuk az ügy létezését, majd megoldjuk azt, amilyen gyorsan csak lehet.       

Az ügyek kezelése a TenStep projektmenedzsment folyamat egyik alapvető eleme, és ez az egyik olyan készség, amellyel minden projektmenedzsernek rendelkeznie kell. A legtöbb projektben meg kell oldani ügyeket. Ezeket nem lehet figyelmen kívül hagyni, és nem lehet későbbre halasztani. Az ügyeket gyorsan és hatékonyan kell megoldani.

4.1 Témák, ügyek kezelése / Folyamat (regisztrált olvasóinknak)

4.2 Témák, ügyek kezelése / Technikák (regisztrált olvasóinknak)