(5.0.P1)

 

 Magas szintű folyamat áramlása

 

Azt mondják, hogy egyetlen állandó dolog van a világban, a „változás”. Készíthetünk tökéletes terveket, de ezek nem vehetnek figyelembe minden potenciálisan lehetséges változást. Minél hosszabb időtartamú egy projekt, annál valószínűbb, hogy változtatásokkal kell számolnunk. Ez az egyik oka annak, hogy a TenStep folyamat szerint a kezdeti meghatározási (1-es lépés) és a tervezési (2-es lépés) folyamatnak nem kell tökéletesnek lennie. Nekünk és csapatunknak a lehető legjobb munkát kell végeznie az akkor rendelkezésre álló ismeretek szerint. Ez elég jó. Ez után a változtatásokat kell menedzselnünk. 

Egy projekt során sokféle változtatásra kerülhet sor.

·         Projektterjedelem változtatások

·         Konfiguráció változtatások

·         Általános változtatások (nem projektterjedelem és nem konfiguráció jellegűek)

A TenStep folyamat ezen része a változtatások minden aspektusával foglalkozik. A legtöbb projekt esetében a változtatások legfontosabb aspektusa a projektterjedelem változtatást, és ez az aspektus, amelyet legrészletesebben tárgyal ez a lépés.

 

Projektterjedelem változtatás (5.0.P2)

 A projektterjedelem egy olyan fogalom, amely leírja az egész feladatot, és a projekt átfogó határait. A projektterjedelem megadja azt, hogy mit fog és mit nem fog leszállítani a projekt. Nagy projekteknél ebbe beletartozhatnak a létrehozott főbb leszállítandók, az érintett szervezetek, az érintett tranzakciók, a felvett adattípusok, stb.

Ha megvizsgáljuk a projektek kudarcainak okait, akkor ezek két problémára vezethetők vissza. A csapat vagy nem fordított elég időt a feladat meghatározására, illetve hiányzott a projektterjedelem kezelése. Még ha a projektmenedzser jól végezte is a feladatát a projektterjedelem meghatározásánál, a feladat nehezét a projektnek a megállapodások szerinti projektterjedelmen belüli megtartása jelenti.

A projektterjedelem változtatás menedzselésének célja az, hogy megvédje a jóváhagyott projekt alapító okirat megvalósíthatóságát és a jóváhagyott üzleti követelmények teljesíthetőségét. Mászóval, a projekt alapító okirat átfogóan határozza meg a projekt terjedelmét, az üzleti követelmények pedig, részletezik a leszállítandókat. A projektcsapat ezen magas szintű és részletes projektterjedelem definíció alapján kötelezte el magát egy határidő és egy költségvetés mellett. Ha a leszállítandók megváltoznak a projekt során (és ez általában azt jelenti, hogy a megbízó további tételeket kér), a becsült költség, ráfordítás és időtartam értékek már nem lesznek érvényesek. Ha a szponzor beleegyezik abba, hogy a projektterjedelmet új munkával egészítse ki, akkor a projektmenedzser joggal várhatja el, hogy az aktuális költségvetés és határidő módosulni fog (általában nő), hogy tükrözze a pótmunkát. Ez az új becsült költség, ráfordítás és időtartam válik most jóváhagyott céllá.

Előfordul, hogy a projektmenedzser úgy véli, hogy a projektterjedelem kezelése annyit jelent, hogy azt kell mondania a megbízónak: nem. Ez idegessé teszi a projektmenedzsert és rossz érzést kelt benne.

 

Azonban, a jó hír az, hogy a projektterjedelem kezelése arról szól, hogy a szponzort rá kell bírni arra, hogy olyan döntést hozzon, amely a projektterjedelem megváltozását eredményezi.

 

Ez nagyon fontos. Igen kevés megrendelő képes minden követelményt előre látni és szavakba foglalni. Ezért a projekt megvalósítása során kell bevezetni a változtatásokat. Ezek a változtatások az eredmény szempontjából igen fontosak lehetnek, és megalapozott üzleti megfontolások indokolhatják a bevezetésüket. A projektmenedzsernek és a projektcsapatnak fel kell ismernie, hogy ezeket a változásokat igényelték. Ezután egy előzőekben meghatározott projektterjedelem módosítási folyamatot kell követniük. Ez a folyamat végső fokon eljuttatja a megfelelő információkat a projekt-szponzorhoz és lehetővé teszi, hogy a szponzor eldöntse az üzleti érték alapján, hogy a módosítást jóvá kell-e hagyni, és milyen lesz ennek a hatása a projektre költség és ütemezés tekintetében.

Konfiguráció változtatás (5.0.P3)

A konfiguráció menedzsment kifejezés foglalja össze egy projekt minden vagyonára vagy vagyonának jellemzőire (metaadatok) vonatkozó azonosítást, nyomkövetést és kezelést. Egyes szervezetekben ezt a folyamatot szűkebben értelmezik és csak a fizikai vagyon menedzselését értik alatta. Erről bővebben az 5.1.3.1 Konfiguráció-menedzsment (csak előfizetőinknek) címszó alatt olvashat.

 

Általános változtatás (5.0.P4)

A projektünkben tapasztalhatunk olyan változtatásokat, amelyen nem szükségszerűen sorolhatók be a projektterjedelem menedzsmenthez vagy a konfiguráció-menedzsmenthez. Ezek a változtatások besorolhatók egy általános változtatás menedzsment kategóriába. Például, a projektcsapat egyik tagja kilép és gondoskodni kell a helyettesítéséről. Ez nem lehet sem projektterjedelem változtatás sem konfiguráció változtatás. Ez egy általános változtatás. Ebben az esetben, esetleg dokumentálnunk kell azt a tényt, hogy erőforrásváltozás történt, meg kell határoznunk a változás hatását, egy tervet kell életbe léptetnünk a változás menedzselésére, stb. Sok szempontból, a projektterjedelem-változtatás kérelemhez hasonló eljárást fogunk követni, bár ez a változtatás, és hatása a projektünkre, nem projektterjedelem-változtatási kérelem eredménye.

Az általános változtatás menedzsment és a projektterjedelem-változtatás menedzsment közötti alapvető különbség az, hogy a projektterjedelem-változtatást jóváhagyják, és a változtatásnak megfelelően módosítjuk költségvetésünket és ütemtervünket. Nem lehetnek hasonló elvárásaink egy nem projektterjedelem-változtatáshoz kapcsolódó változtatás esetén. Például, a fenti példában, ahol egy csapattagok kellett felváltani, határozottan volt változtatás, és ennek valószínűleg hatása lesz a projektre. Azonban, nem várjuk azt, hogy ez a változtatás jóváhagyott ütemterv vagy költségvetés változtatást eredményezzen. Valójában lehet ennek hatása az ütemtervre és a költségvetésre. Azonban nem várhatjuk automatikusan, hogy ütemterv vagy költségvetés változtatás következzen be.

5.0.1 Projektterjedelem meghatározás (regisztrált olvasóinknak)

5.0.2 Projektterjedelem menedzsment terv létrehozása (regisztrált olvasóinknak)

5.1 Változtatás kezelése / Folyamat (regisztrált olvasóinknak)

5.2 Változtatás kezelése / Technikák (regisztrált olvasóinknak)

5.3 Változtatás kezelése / Gyors áttekintés (regisztrált olvasóinknak)