(90.0.P1)

Amilyen fontos egy projekt hivatalos indítása, éppen olyan fontos egy projekt sikeres lezárása is. Egy tervezett projektzárás értéke abban áll, hogy megnöveli a projekt során összegyűjtött információk és tapasztalatok értékét. Ha a megoldást bevezetik, és a csapat azonnal szétoszlik, akkor nincs alkalmunk elvarrni a még elvarratlan végeket, értékelni a résztvevőket, dokumentálni a kulcsfontosságú tanulságokat, vagy nincs alkalmunk gondoskodni arról, hogy a megfelelő leszállítandók átkerüljenek a támogatást adó csapathoz. Természetesen egy projekt sikertelenül is végződhet. Még ebben az esetben is vannak kulcsfontosságú tanulságok, csapatértékelések, és egyéb összefoglaló tevékenységek, hogy a projektből a lehető legtöbbet hozzák ki.

A projekt ütemtervének létrehozásakor gondoljunk a projekt elegáns, és helyes lezárásához szükségez tevékenységekre is. Ezek közé tartozik:

·         Tartsunk projektzáró megbeszélést. A projekt hivatalos lezárására össze kell hívni egy megbeszélést a projektcsapat, a szponzor, és a megfelelő érintettek részvételével.  Ezen a megbeszélésen össze kell foglalni a projektet, dokumentálni, hogy mi alakult jól és mi volt sikertelen, a projekt és a projektmenedzsment folyamatok erősségeit és gyengeségeit, és a projekt befejezéséhez még hátralévő lépéseket. Azok a technikák vagy folyamatok amelyek különösen jól működtek, vagy különösen rosszul, a projekt kulcsfontosságú tanulságai közé tartoznak. Ha a szervezetünknek módja van ezeket a fontos tapasztalatokat közzétenni, vagy felhasználni, akkor ezeket el kell küldeni a megfelelő csoportoknak. (A kulcsfontosságú tanulságokat, amelyek számos projektben, számos különféle körülmények között rendszeresen jól használhatók, felemelhetjük a legjobb gyakorlatok szintjére és felhasználhatjuk minden hasonló projekt során.)

A tanulságokat összegző megbeszélés napirendje koncentráljon arra, hogy mint kellett volna a projektnek elérnie, és mit ért el ténylegesen. A megbeszélésnek el kell vezetnie azokhoz a fontos tanulságokhoz, amelyek leírják, hogy mi zajlott le jól és mi nem működött. A napirend lehet a következő:

o       A megbeszélés céljának megvitatása

o       Alapszabályok lefektetése (ha szükséges)

o       Annak felsorolása, hogy mit kellett volna elérnie a projektnek

o       Annak számbavétele, hogy mit ért el ténylegesen a projekt

o       Annak megbeszélése, hogy miért nem azt tették, ami tenni kellett volna

o       Megegyezés a tanulságok megállapításában a jövőbeni projektek számára

o       A projekt lezárásához még szükséges hátralévő munka felsorolása és dokumentálása. Ez az alábbiakban ismertetett tevékenységeket foglalhatja magába

·         A siker vagy kudarc kijelentése. Előfordul, hogy a projekt nyilvánvalóan teljese egészében sikeres volt, vagy más esetben teljesen kudarcot vallott. Azonban sok esetben az eredmények vegyesek. Például, a főbb leszállítandókat létrehoztuk, de a projekt túllépte a költségkeretet. Vagy, a projektcsapat időben és költségkereten belül teljesített, de a megoldás az üzleti követelmények 80%-át elégíti ki. A siker kijelentésének kulcsa, hogy előzetesen legyenek meghatározva a sikerkritériumok. Ha a szponzor és a megfelelő funkcionális menedzser megegyeztek abba, hogy mit jelent a siker, akkor a projektcsapat ezek alapján a kritériumok alapján kiértékelhető. A projektcsapatnak ezekkel a kritériumokkal szemben kell magát értékelnie, és csak utána vigye javaslatát a szponzorhoz jóváhagyásra.

·         A megoldás átadása a támogatóknak (ha ez szükséges). Ha a megoldás a projekten kívül is létezni fog, akkor ezt át kell adni a megfelelő támogató szervezetnek. Az átadáshoz tartozik az ismeretek átadása a támogató csapatnak, minden dokumentáció befejezése és átadása, a még fennmaradó munkák átadása, stb.

·         Projektfájlok átadása (ha szükséges). Meg kell beszélni a támogató szervezettel, hogy a projekt során összegyűlt projekt és projektmenedzsment anyagokat át kell-e adni a támogató csapatnak. Ezen megállapodás alapján, a projektanyagok egy része törölhető vagy megsemmisíthető, azokról biztonsági másolat készíthető, archiválható, stb. Azokat a fájlokat és dokumentumokat, amelyeket át kell adni a támogató csapatnak, a megfelelő hosszú időtartamú könyvtárban, vagy mappákban kell tárolni.

·         Teljesítményértékelés elvégzése. Ha a projekt lényeges, a projekt befejezése után esetleg helyénvaló egy teljesítményértékelés elvégzése. Ebben az esetben, a projektmenedzser menedzsere és a projektszponzor kiértékeli a projektmenedzsert. A projektmenedzser értékeli az egész csapatot, vagy legalább a közvetlen jelentéseket (majd a jelentéstevők a nekik jelentőket, amíg mindenki sorra nem kerül). Előfordul, hogy a csapatot, mint egészet minősítik, és a csapattagok a csapat minősítését használják fel személyi teljesítményük áttekintésénél. Máskor, a csapattagoknak lehet egyéni kiértékelésük saját teljesítményük alapján. Kell, hogy legyen, valamilyen kapcsolat azonban a csapat és az egyén teljesítménye között. Nem túl sok értelme lenne, ha a projekt sikertelen, de a csapat minden tagjának kiértékelése kiemelkedő teljesítményt jelez.

·         Feladat kiadása a projektcsapat maradékának. A fennmaradó csapattagoknak új feladatok kell kijelölni, ha már minden lezáró tevékenységet befejeztek. Egyeseknek ez teljesen új projektet jelent. A szerződéseseknek ez azt jelenti, hogy feladatuk véget ért. A részmunkaidősöknek ez azt jelenti, hogy folytathatják a munkát másik teljes munkaidős szerepükben. A csapat egyes tagjai átkerülhetnek a támogató szervezetbe, hogy ott folytassák a munkát ugyanazon a megoldáson.

A projektmenedzser felelőssége, hogy a projektzáró tevékenységeket felvegye a projekt ütemtervébe. Ezeket a projekt létfontosságú elemeinek kell tekinteni, nem utólagosan, amikor a csapat feloszlik. A projekt nem tekinthető teljesnek, amíg a záró tevékenységek folynak – mint ahogyan az implementációs tevékenységek befejezése nélkül sem tekinthető befejezettnek.

A szerződés lezárása (90.0.P2)